Procedura di reclamo in materia di diritto penale

In questo schema di reclamo d'ufficio, si applicano le seguenti definizioni:

Reclamo: qualsiasi espressione scritta di insoddisfazione da parte del cliente o per suo conto nei confronti dell'avvocato o di un altro professionista.
le persone che lavorano sotto la sua responsabilità in merito alla conclusione e all'esecuzione di un contratto di servizi, alla qualità dei servizi o all'importo del compenso, non si tratta di un reclamo ai sensi del paragrafo 4 della legge sugli avvocati;
Reclamante: il cliente o il suo rappresentante che presenta un reclamo;
Responsabile dei reclami: l'avvocato incaricato di gestire il reclamo;
Procedura di reclamo: la procedura utilizzata dall'azienda per la gestione dei reclami.
Procedura di reclamo: questo documento rappresenta per iscritto la procedura di reclamo in uso presso lo studio.
Modulo di registrazione dei reclami: un modulo da utilizzare internamente per attuare la procedura prevista dallo schema di reclamo.

Il presente regolamento sui reclami d'ufficio si applica ad ogni contratto di incarico tra Weening Strafrechtadvocaten B.V. e il cliente.
Ogni avvocato di Weening Strafrechtadvocaten B.V. si occuperà della gestione dei reclami in conformità alla procedura di reclamo dell'ufficio.

Lo scopo di questo schema di reclamo dell'ufficio è di:

Stabilire una procedura per trattare in modo costruttivo i reclami dei clienti entro un tempo ragionevole;
Stabilire una procedura per determinare le cause dei reclami dei clienti;
Mantenere e migliorare le relazioni esistenti attraverso una corretta gestione dei reclami;
Formare il personale alla risposta ai reclami incentrata sul cliente;
Migliorare la qualità del servizio attraverso la gestione e l'analisi dei reclami.

Questo sistema di reclami d'ufficio è stato reso pubblico. Prima di stipulare il contratto d'incarico, l'avvocato informa il cliente che lo studio dispone di una procedura di reclamo d'ufficio e che questa si applica ai servizi forniti.
Weening Strafrechtadvocaten B.V. ha incluso nelle condizioni generali a quale soggetto o ente indipendente può essere presentato un reclamo non risolto dopo il trattamento per ottenere una decisione vincolante e lo ha reso noto nella conferma d'ordine.
I reclami di cui all'articolo 1 del presente regolamento sui reclami dell'ufficio che non vengono risolti dopo il trattamento saranno presentati al Tribunale distrettuale del Limburgo, sede di Maastricht, fatte salve le disposizioni obbligatorie sulla giurisdizione.
Se il reclamante ritiene che un avvocato di Weening Strafrechtadvocaten B.V. agisca o abbia agito in contrasto con le Regole deontologiche applicabili agli avvocati, può, qualora la procedura descritta all'articolo 5 non porti a una soluzione, presentare il reclamo al competente Decano dell'Ordine degli Avvocati.

Se un cliente si rivolge allo studio con un reclamo, questo sarà indirizzato a Signora F.A.G.M. Landerloo, agendo quindi come responsabile dei reclami.
L'addetto ai reclami notifica alla persona oggetto del reclamo la presentazione del reclamo e dà al reclamante e alla persona oggetto del reclamo l'opportunità di fornire spiegazioni.
il reclamo.
La persona oggetto del reclamo cerca di raggiungere una soluzione insieme al cliente, sia che si tratti di una soluzione che di un'altra.
intervento dell'addetto ai reclami.
L'addetto ai reclami risolve il reclamo entro quattro settimane dal ricevimento dello stesso o notifica al reclamante qualsiasi scostamento da tale termine, indicando il termine entro il quale verrà espresso un parere sul reclamo.
Il funzionario addetto ai reclami comunica per iscritto al reclamante e al reclamato il parere sul merito del reclamo, accompagnato o meno da raccomandazioni.
Se il reclamo viene trattato in modo soddisfacente, il reclamante, il responsabile dei reclami e la persona oggetto del reclamo firmano il giudizio sul merito del reclamo.

L'addetto ai reclami e la persona oggetto del reclamo devono rispettare la riservatezza nella gestione dei reclami.
Il reclamante non è tenuto a pagare alcun risarcimento per le spese di gestione del reclamo.

L'avvocato interessato e poi il responsabile dei reclami sono responsabili della risoluzione tempestiva del reclamo.
La persona oggetto del reclamo terrà informato il responsabile dei reclami su qualsiasi contatto e sulla possibile soluzione.
L'addetto ai reclami è responsabile della compilazione completa del modulo di registrazione dei reclami.
Il responsabile dei reclami terrà informato il reclamante sulla gestione del reclamo.
L'addetto ai reclami fornirà una risposta al reclamante.
L'addetto ai reclami gestisce il fascicolo dei reclami.

Tutti i reclami vengono registrati secondo il modulo di registrazione dei reclami.
L'addetto ai reclami registra e classifica il reclamo
Il reclamo è classificato:
1. Con la presentazione come:
  1. verbalmente;
  2. per iscritto.
2. per tipo di reclamo secondo le categorie riportate di seguito:
  1. reclami sui metodi di lavoro o sul comportamento dell'avvocato
  2. reclami su aspetti giuridico-sostanziali della prestazione di servizi
  3. reclami su aspetti finanziari della fornitura di servizi
  4. reclami sulla pratica in generale
Un reclamo può essere classificato in diverse classi.
Se il reclamo viene trattato in modo soddisfacente, l'avvocato interessato e il responsabile dei reclami firmano il modulo di registrazione del reclamo.
Il responsabile dei reclami riferisce periodicamente a voce sulla gestione dei reclami e formula raccomandazioni per prevenire nuovi reclami e migliorare le procedure.

Sulla base dell'analisi annuale del responsabile dei reclami, l'ufficio decide le misure preventive da adottare per migliorare la qualità del servizio.
Le misure da adottare vengono presentate insieme all'analisi nella riunione dell'ufficio.

Schema di reclamo